L’e-mail è a tutt’oggi uno strumento fondamentale per il moderno business, garantisce una grande facilità di comunicazione e consente di trasferire informazioni in modo velocissimo.
Può essere inviata a una singola persona o a migliaia di persone contemporaneamente, è comoda, veloce e per di più non ha costi.
Certo che è proprio straordinaria, si può inviare un testo, documenti in allegato, contratti, foto, oppure condividere idee, proporre collaborazioni, confermare un appuntamento, pianificare un evento, o inviare il tuo prossimo progetto, il tutto senza il costo della posta ordinaria e con consegna istantanea. Indubbiamente è un’arma potente per il nostro business.
Una delle problematiche più diffuse, che si verificano durante le nostre consulenze aziendali, è quella di come gestire in modo corretto ed efficace l’utilizzo delle e-mail.
Spesso mi capita di sentire professionisti lamentarsi: “Anche oggi ho mandato una trentina di e-mail. Solo una persona sola mi ha risposto…come mai? Come è possibile? Ho dovuto richiamare al telefono tutti i destinatari! Il risultato è che quasi tutti avevano visto la e-mail, ma per vari motivi quasi nessuno l’ aveva aperta”.
Perché? La risposta è semplice.
Come tutti, avrete notato che in questi ultimi anni la e-mail viene utilizzata per qualsiasi tipo di comunicazione, sia professionale che privata, producendo una sorta di effetto di invisibilità comunicativa, data dal ingente quantitativo di e-mail ricevute, che va a ridurre inesorabilmente l’efficacia comunicativa.
Nell’ambito lavorativo l’invisibilità delle e-mail è un serio problema.
Ma la soluzione al problema c’è ed è semplice ed è sotto i nostri occhi: la telefonata.
Quando anni fa ho iniziato l’attività di consulente di Galateo Aziendale uno dei mei (tanti) errori è stato proprio quello di dare troppo peso alla comunicazione digitale, con ovviamente in coda una lunga serie di problematiche conseguenti.
Per risolvere questo problema di invisibilità comunicativa, che anche a me si era presentato, non ho fatto altro che seguire un semplice consiglio di Simona Artanidi, Fondatrice di Etiquette Italy ed esperta in comunicazione: utilizzare la mail soltanto dopo avere fatto una semplice telefonata di avvertimento.
Come sempre il contatto umano, il calore e l’espressività dell’approccio vocale risultano essere unici ed insostituibili, e fanno realmente la differenza, in qualsiasi settore voi operiate.
Ho provato ed effettivamente funziona.
Quindi d’ora in poi, per rendere visibili le vostre mail, vi consiglio di fare prima una telefonata, per avvertire che invierete una mail molto importante. Di sicuro verrà letta. Obiettivo raggiunto.