La comunicazione via e-mail non è altro che un’estensione della nostra reputazione professionale ed aziendale, per cui comunicare in modo chiaro e consapevole è sinonimo di professionalità ed affidabilità.
Abbiamo visto nel mio post precedente qual’è il modo per rendere la nostra mail “visibile”.
Bene, ora è importante capire come rendere la nostra e-mail efficace.
I fattori che regolano l’efficacia di una e-mail sono tanti, proviamo a sintetizzare al massimo.
Di base credo che sia importante scrivere la e-mail con lo stesso tono utilizzato in una telefonata di lavoro, utilizzando un tono professionale, semplice, chiaro ma empatico allo stesso tempo, cercando di porre l’attenzione sul ricevente, personalizzando al massimo il corpo del messaggio, incentrandolo proprio su di lui.
Per sua natura la e-mail è scevra da segnali non verbali, ovviamente, per cui è importante fare molta attenzione all’impaginazione della e-mail stessa, alla sua lunghezza, alla scelta dello sfondo, a quale font utilizzare, alla dimensione del font …etc, ma soprattutto alla scelta dei vocaboli, che a volte può causare importanti incomprensioni.
Dato per scontato che la e-mail non contenga errori strutturali, fondamentalmente dalla scelta dei vocaboli e dal loro utilizzo dipende il tono della e-mail, e da un tono della e-mail sbagliato, possono susseguirsi una catena di effetti che possono produrre danno economico:
1) Invio e-mail dal tono ambiguo – risposta con malinteso
2) Mio problema da risolvere
3) Mia attenzione su risoluzione problema
4) Perdita di tempo per risolverlo
5) Follow up – verifica risoluzione problema
6) Mancato guadagno (perché ho impiegato tempo a risolvere un problema piuttosto che dedicarmi ad altro)
Per avere informazioni più dettagliate vi segnalo il corso “La Comunicazione Elegante & Netiquette” di Etiquette Italy